Project Management Office / Change management – CLM - Freelance

Contexte

Dans le cadre de sa transformation digitale, un grand groupe international du secteur maritime déploie une solution de Contract Lifecycle Management (CLM) visant à digitaliser et standardiser les processus de gestion des contrats à l'échelle du groupe.
Ce programme implique de nombreux acteurs (Juridique, Achats, IT, Cybersécurité, Métiers, Data, etc.) et couvre l'ensemble du cycle de vie contractuel : création, validation, négociation, signature, archivage et suivi des contrats.
Afin d'accompagner le déploiement de cette solution et de soutenir les activités de pilotage et d'adoption, un consultant PMO & Conduite du Changement expérimenté est recherché, capable d'évoluer dans un environnement international, complexe et en forte transformation.

Missions

Le consultant intégrera l'équipe projet CLM et contribuera au pilotage du programme ainsi qu'à l'accompagnement des utilisateurs tout au long du déploiement.

Ses principales responsabilités seront les suivantes :

Pilotage de projet (PMO)

• Assurer le suivi du planning projet, des jalons, des risques, des dépendances et des plans d'actions
• Coordonner les activités entre les différentes parties prenantes (Juridique, Achats, IT, Cybersécurité, Métiers et partenaires externes)
• Préparer les supports de gouvernance et les reportings projet
• Organiser et animer les instances de suivi projet (comités, ateliers, points de coordination)
• Assurer le suivi de l'avancement des différentes phases du projet
• Produire et maintenir les livrables de pilotage nécessaires au bon déroulement du programme

Conduite du changement

• Participer à l'élaboration et à l'exécution de la stratégie de conduite du changement
• Réaliser les analyses d'impacts organisationnels et fonctionnels
• Identifier les parties prenantes et accompagner leur engagement dans le projet
• Préparer les supports de communication et les plans de communication associés
• Coordonner les actions de formation et d'accompagnement des utilisateurs
• Organiser les démonstrations, ateliers et sessions de sensibilisation
• Mesurer l'adoption de la solution et proposer des actions correctrices si nécessaire
• Accompagner les entités lors des phases de déploiement et de mise en production

Support fonctionnel

• Participer à la formalisation et à la documentation des processus cibles
• Contribuer à la préparation et au suivi des phases de tests utilisateurs
• Assurer le suivi des retours utilisateurs et des demandes d'amélioration
• Veiller à l'alignement entre les besoins métiers et les fonctionnalités de la solution

Outils & Environnement

• MS Project
• JIRA
• Excel
• Microsoft Office (PowerPoint, Word, Teams)
• Confluence
• Outils de gestion de projet (Jira, Confluence, Planner, MS Project ou équivalent)
• Connaissance appréciée des solutions CLM (Tomorro, Icertis, Ironclad, ContractPodAI, DocuSign CLM, etc.)

Conditions de travail

• Lieu de la mission : Bouches-du-Rhône
• 2 jours de télétravail par semaine
• Expérience de 6 ans minimum
• Anglais professionnel obligatoire

Livrables

• Planning projet et roadmap de déploiement
• Supports de gouvernance et comités de pilotage
• Reportings d'avancement
• Registres des risques, dépendances et plans d'actions
• Plans de communication et supports associés
• Supports de formation et documentation utilisateur
• Indicateurs d'adoption et tableaux de bord projet
• Documentation des processus et comptes rendus d'ateliers

Critères de succès

• Respect des principaux jalons du programme CLM et contribution active à la maîtrise des risques et dépendances
• Mise en place et maintien d'une gouvernance projet efficace, avec des reportings fiables et des plans d'actions suivis
• Coordination fluide entre les différentes parties prenantes (Juridique, Achats, IT, Cybersécurité, Métiers et éditeur)
• Qualité et ponctualité des livrables livrés
• Niveau de préparation des utilisateurs et des entités concernées avant les différentes phases de déploiement
• Taux de participation aux actions de communication, de formation et d'accompagnement
• Niveau d'adoption de la solution après déploiement et réduction des résistances au changement
• Satisfaction des parties prenantes projet et des utilisateurs clés
• Capacité à identifier de manière proactive les risques, points de blocage et opportunités d'amélioration
• Contribution à la structuration des processus, de la documentation et des méthodes de travail associées au CLM