Chef de Projet Workplace & Conduite du Changement - Freelance

Contexte

Notre client est un acteur reconnu du secteur du courtage en assurance, implanté dans la région nantaise. Engagé dans un vaste programme de transformation de son système d'information, il modernise l'ensemble de ses environnements techniques et collaboratifs afin de gagner en fiabilité, en sécurité et en efficacité opérationnelle.

Au sein de ce programme, le volet relatif à l'environnement de travail (workplace) porte la modernisation des outils bureautiques et collaboratifs mis à disposition des collaborateurs. Il vise à faire évoluer les usages de messagerie et de gestion documentaire vers une solution moderne et unifiée, tout en accompagnant les utilisateurs dans cette transition.

Le client engage la migration de son environnement de messagerie et de gestion documentaire, aujourd'hui hébergé en interne, vers la solution Microsoft 365. Cette opération concerne environ 700 boîtes mails ainsi que les espaces documentaires associés. La réalisation technique de la migration est confiée à un prestataire externe : le rôle attendu n'est pas un rôle d'expertise technique, mais de pilotage, de coordination et d'accompagnement.

L'enjeu central de la mission est avant tout humain. Les utilisateurs sont aujourd'hui fortement attachés à leurs outils historiques et expriment des réticences face au changement. Les usages actuels, organisés autour de la messagerie comme outil central et d'espaces documentaires peu structurés, doivent évoluer vers des pratiques plus saines et conformes. La réussite du projet repose donc sur la capacité à fédérer, à rassurer et à embarquer progressivement les différentes populations d'utilisateurs.

La démarche privilégiée consiste à identifier un groupe d'utilisateurs réceptifs, à obtenir avec eux un premier succès rapide, puis à capitaliser sur cette dynamique pour entraîner l'ensemble de l'organisation. Le DPO et la direction juridique soutiennent activement la démarche, notamment sur les enjeux de conformité et de protection des données. La migration devra être menée selon un séquencement maîtrisé, construit par lots et par groupes d'utilisateurs, afin de concilier respect des délais et accompagnement attentif des équipes.

Missions

• Piloter la migration de l'environnement de messagerie et documentaire vers Microsoft 365, dans le respect des délais et des contraintes du programme.
• Concevoir et déployer le dispositif de conduite du changement et de communication auprès des utilisateurs.
• Favoriser l'adhésion des métiers en identifiant des populations réceptives et en démontrant rapidement la valeur de la nouvelle solution.
• Diffuser et ancrer durablement les bonnes pratiques d'usage de la messagerie et des espaces collaboratifs.
• Planifier et structurer la migration par lots, organisés par métier et par groupe d'utilisateurs.
• Coordonner avec le prestataire externe en charge de la réalisation technique de la migration.
• Animer la relation avec les métiers, les utilisateurs finaux et les sponsors, notamment le DPO et la direction juridique.
• Reprendre et rationaliser les usages documentaires et de messagerie hérités, incluant les archives et les espaces partagés.
• Construire et tenir le planning de migration, définir et séquencer les vagues de déploiement.
• Assurer la coordination opérationnelle avec le prestataire de migration et donner le signal de lancement de chaque lot.
• Concevoir et animer le plan de communication et d'accompagnement au changement.
• Identifier et embarquer un groupe d'utilisateurs pilote afin d'obtenir un premier succès et d'entraîner les autres populations.
• Assurer le reporting d'avancement auprès des responsables du programme.

Livrables attendus

• Plan de migration détaillé et découpage en lots par métier et par groupe d'utilisateurs.
• Plan de conduite du changement et de communication : supports, sessions d'information, guides de bonnes pratiques.
• Tableaux de bord de suivi d'avancement et reporting régulier.
• Bilan des vagues de migration et retours d'expérience permettant d'ajuster la démarche.

Outils & Environnement

• Environnement Microsoft 365 : Exchange Online, SharePoint Online, Teams, OneDrive.
• Méthodes et outils de conduite du changement : analyse d'impact, plan de communication, formation, accompagnement.
• Outils de gestion de projet : planification, suivi d'avancement, reporting.
• Enjeux de conformité et de protection des données (RGPD) appliqués aux usages bureautiques et documentaires.

Conditions de travail

• Date de démarrage : dès que possible (juillet 2026).
• Durée prévue : 12 mois.
• Localisation : Nantes (44).
• Présentiel : forte présence sur site, 1 jour de télétravail par semaine.
• Expérience requise : 8+ ans.
• Langue : français courant (niveau C2).
• Déplacements : non (poste basé à Nantes).
• TJM : selon profil.