People Ops Manager (Freelance) - Freelance

Contexte

Notre client est une scale-up européenne rentable, présente en France et au Portugal, qui traverse une phase de structuration de son organisation People.

Dans un contexte de transition au sein de l’équipe RH, l’entreprise souhaite intégrer rapidement un ou une People Ops Manager freelance afin de sécuriser le fonctionnement de la fonction People, notamment la paie sur les deux pays, d’accompagner les managers et de faire évoluer les processus existants.

La personne travaillera en étroite collaboration avec une Office Manager déjà en poste, qui prend en charge une partie de l’exécution administrative quotidienne, notamment la préparation des contrats ainsi que la coordination opérationnelle des onboardings et des offboardings.

Le ou la People Ops Manager aura la responsabilité directe de la paie en France et au Portugal, ainsi que du pilotage et de la fiabilisation de l’ensemble des opérations RH.

Vos missions

Piloter la paie en France et au Portugal

• Prendre en charge et sécuriser les cycles de paie en France et au Portugal

• Collecter, contrôler et transmettre les éléments variables de paie

• Vérifier les bulletins et garantir la fiabilité des données avant validation

• Assurer le suivi des entrées, sorties, absences, congés, primes et changements contractuels

• Coordonner les partenaires et prestataires de paie locaux

• Répondre aux questions des collaborateurs concernant leur paie

• Identifier et corriger les éventuelles anomalies

• Garantir le respect des échéances et des obligations légales locales

• Documenter et fiabiliser les processus de paie sur les deux pays

Une bonne maîtrise de la paie française est indispensable. Une connaissance de la paie portugaise est fortement appréciée, ou à défaut une expérience solide de coordination de paies internationales avec des prestataires locaux.

Piloter les opérations People

• Garantir la qualité et la bonne exécution des processus RH

• Superviser et accompagner l’Office Manager sur les sujets administratifs RH

• Sécuriser les processus liés aux contrats, aux arrivées, aux mobilités et aux départs

• Prendre en charge les situations individuelles nécessitant davantage d’expertise

• S’assurer de la conformité des pratiques et de la fiabilité des données RH

• Coordonner les partenaires internes et externes : paie, juridique, prestataires RH, mutuelle, prévoyance et médecine du travail

• Assurer la continuité du run RH pendant la période de transition

Administrer et fiabiliser les outils RH

• Assurer la bonne administration du SIRH HiBob

• Maintenir à jour les données collaborateurs

• Garantir la cohérence des informations entre HiBob, PayFit, Swile et les autres outils

• Administrer PayFit dans le cadre de la paie française

• Gérer les avantages salariés et les titres-restaurant via Swile

• Optimiser les workflows et automatisations existants

• Identifier les doublons, erreurs ou tâches manuelles pouvant être simplifiées

• Construire une documentation claire sur l’utilisation des outils et les responsabilités de chacun

Structurer et améliorer les processus

• Auditer les pratiques et processus People existants

• Identifier les risques opérationnels et les points de friction

• Clarifier les rôles, les responsabilités et les circuits de validation

• Formaliser et documenter les processus RH et paie

• Améliorer les parcours d’onboarding et d’offboarding

• Mettre en place des outils, modèles et automatisations permettant de fiabiliser le run

• Améliorer la qualité et la centralisation des données RH

• Harmoniser autant que possible les pratiques entre la France et le Portugal

Accompagner les managers et les collaborateurs

• Être le point de contact des managers sur leurs problématiques RH quotidiennes

• Apporter des réponses concrètes et pragmatiques aux situations individuelles

• Accompagner les managers dans l’application des politiques et processus RH

• Répondre aux questions des collaborateurs sur la paie, les avantages et les procédures RH

• Contribuer à une expérience collaborateur cohérente dans les différents bureaux

• Faire remonter les principaux irritants et proposer des solutions adaptées

Produire et suivre les indicateurs RH

• Fiabiliser les données People

• Construire et suivre les principaux indicateurs RH

• Produire les reportings nécessaires au pilotage de l’activité

• Suivre les effectifs, mouvements, absences et coûts liés aux équipes

• Alerter sur les risques ou dysfonctionnements identifiés

• Donner de la visibilité à la direction sur l’état des opérations People

Répartition des responsabilités

L’Office Manager assure principalement l’exécution administrative et logistique de premier niveau :

• préparation et suivi des contrats

• collecte des documents administratifs

• coordination des onboardings

• organisation des offboardings

• coordination logistique des arrivées et des départs

• suivi administratif courant

Le ou la People Ops Manager intervient directement sur :

• la paie en France et au Portugal

• la supervision et la sécurisation des processus administratifs

• la gestion des cas individuels complexes

• la conformité RH

• l’administration et la fiabilisation de HiBob, PayFit et Swile

• l’amélioration continue des processus

• l’accompagnement des managers

• les sujets People transverses entre la France et le Portugal