PMO AI MAIA - Marseille

Contexte et objectif

Dans le cadre du déploiement d’un programme d’Intelligence Artificielle à l’échelle d’un groupe international, le programme dispose déjà d’un cadre de gouvernance établi, de checklists de déploiement et d’outils de monitoring.

La mission est centrée sur l’exécution opérationnelle du PMO. Les outils et mécanismes de gouvernance existants doivent être opérés, maintenus et améliorés.

Le PMO aura pour rôle d’assurer une coordination quotidienne fiable du programme, de préparer les instances de gouvernance, de sécuriser la readiness des déploiements, de coordonner la gestion et le provisioning des utilisateurs et de maintenir une vision claire et fiable de l’avancement opérationnel.

Missions principales1. Gouvernance et comitologie

• Préparer et faciliter les réunions Daily : agenda, revue du statut, priorités, blocages, actions et suivi.

• Préparer les supports des réunions Weekly Sponsors en consolidant les contributions des différents streams.

• Vérifier les chiffres clés et identifier les points nécessitant une attention particulière.

• Structurer les décisions et les éventuelles escalades.

• Préparer les Monthly Steering Committee : agenda, statut consolidé du programme, deployment readiness, chiffres utilisateurs, risques, décisions et suivi des actions.

• Maintenir le calendrier de gouvernance.

• S’assurer que les contributions attendues sont collectées dans les délais.

• Rédiger les comptes rendus, décisions et action trackers.

• Assurer le suivi des actions jusqu’à leur clôture.

2. Deployment Readiness et gestion des checklists

• Maintenir la deployment checklist pour chaque vague de déploiement ou population cible.

• Vérifier que chaque élément requis est complété, documenté et formellement contrôlé avant le déploiement.

• Identifier les informations manquantes, dépendances et éventuels retards.

• Mobiliser les responsables concernés afin de sécuriser la réalisation des actions.

• Organiser régulièrement des readiness reviews.

• Fournir une vision claire des éléments complétés, en attente et bloqués.

• Escalader les blocages et décisions non résolus lorsqu’ils peuvent impacter la readiness du déploiement.

• Garantir l’alignement entre les checklists, les actions et le statut de gouvernance.

3. User Management et User Provisioning

• Coordonner la préparation des populations utilisateurs et le provisioning.

• Consolider et valider les listes utilisateurs transmises par les différentes entités ou responsables de déploiement.

• Coordonner les équipes techniques et métiers afin de garantir le provisioning des utilisateurs selon la séquence de déploiement définie.

• Suivre le statut du provisioning.

• Identifier et suivre les exceptions, rejected records, doublons et actions de remédiation.

• Maintenir des chiffres fiables concernant les utilisateurs ciblés, soumis au provisioning et effectivement provisionnés.

• Garantir la traçabilité des demandes, validations et statuts de réalisation.

4. Program Monitoring et suivi des indicateurs

• Maintenir le planning intégré existant.

• Maintenir l’action log, le risk & issue log et la vision des principaux milestones.

• Collecter, vérifier et consolider les chiffres nécessaires aux supports de gouvernance.

• Préparer les données destinées aux Weekly Sponsors et Monthly Steering Committee.

• Suivre l’avancement du programme.

• Identifier les écarts, blocages et dépendances.

• Garantir la cohérence entre les différents trackers, checklists et supports de gouvernance.

• Maintenir une source d’information fiable et cohérente pour le programme.

5. Continuous Improvement et Automation

• Identifier les activités PMO répétitives, manuelles ou à faible valeur ajoutée.

• Simplifier ou automatiser les activités récurrentes.

• Utiliser les outils d’IA et d’automatisation pour accélérer la collecte des informations, la préparation des réunions, la rédaction des comptes rendus, le suivi des actions et la consolidation des statuts.

• Améliorer les templates et trackers existants.

• Éviter de reconstruire les outils existants lorsqu’ils répondent déjà au besoin.

• Documenter les workflows automatisés.

• S’assurer que les automatisations restent facilement utilisables par les équipes internes.

Livrables attendusDaily Governance

• Agenda préparé.

• Revue du statut et des priorités.

• Suivi des actions et blocages.

• Action tracker mis à jour.

Weekly Sponsors

• Support consolidé.

• Chiffres vérifiés.

• Statut du programme.

• Principaux risques et points d’attention.

• Décisions et actions à suivre.

Monthly Steering Committee

• Support de gouvernance.

• Statut consolidé du programme.

• Deployment readiness.

• Chiffres utilisateurs.

• Risques et décisions.

• Suivi des actions.

Deployment Checklist

• Checklist à jour.

• Éléments complétés et preuves associées.

• Owners identifiés.

• Statuts et échéances.

• Blocages et dépendances.

User Provisioning Tracker

• Population cible.

• Statut du provisioning.

• Exceptions et rejets.

• Actions de remédiation.

• Chiffres consolidés.

Program Control

• Milestones.

• Actions.

• Risques.

• Issues.

• Dépendances.

• Decision log.