Responsable Pilotage Opérationnel Build & Run ServiceNow - Freelance

Contexte

Dans un contexte de transformation digitale marqué par les nouvelles technologies et les nouvelles méthodes de travail, une grande entreprise du secteur assurance se prépare pour demain.

La mission se déroule au sein de l’équipe « Socle poste de travail Collaborateur » qui intègre différentes squads :

• La squad « Workplace », qui s’assure que les collaborateurs disposent d’un environnement de travail moderne, fiable et digital
• La squad « Automatisation », qui fournit des automates à différents métiers pour leur permettre de gagner en efficacité au quotidien
• La squad « Portails web », qui fournit des portails dédiés à de la communication institutionnelle, du stockage de documentation, d’espaces d’équipes, etc.
• Enfin, la squad « Gestion de la demande ServiceNow », qui fournit des services de workflows au sein de l’entreprise afin de traiter les demandes métiers, les demandes ou incidents IT, etc.

C’est dans cette dernière squad que porte le présent appel d’offre. Elle est composée de 6 internes (profils Tech Lead, développeurs, Business Analyst) et 3 externes (1 chef de projet et 2 développeurs). Les solutions IT déployées relèvent de la technologie ServiceNow (modules ITSM, IRM et CSM). La roadmap 2026 est constituée d’environ 2000 jours/hommes.

Missions

Les livrables associés :

• Plannings globaux et détaillés des chantiers
• Backlog de l’équipe
• Reporting hebdomadaire des activités menées par l’équipe (build & run) avec mise en exergue des points d’alertes et plans d’actions associés
• Support de présentation et compte-rendu des différentes instances de pilotage, avec le niveau de synthèse adapté pour permettre la prise de décision
• Reporting budgétaire mensuel
• Dossiers d’engagements des projets (supports utilisés dans les instances de validation des « Go projets ») intégrant : contexte, risques, intérêt à faire, planning macro et détaillé, estimation des charges, solution IT prévue, démarche de mise en œuvre, équipe intervenant sur le projet, …
• Stratégie de change management des projets
• Plan de traitement (régulièrement mis à jour) des obsolescences et des vulnérabilités
• Notes de synthèses dédiées au management (possiblement top management)
• Plan de mise en œuvre des nouveaux rôles IRM avec planning
• Étude de rationalisation IRM avec planning

Pour appuyer ces activités, l’équipe « Gestion de la demande ServiceNow » souhaite se renforcer avec un responsable de pilotage opérationnel Build/Run.

Responsabilités principales :

• Pilotage des chantiers build & run

  • Définition et maintien des plannings, macro et détaillés
  • Garantie de la tenue des engagements (coûts, délais, qualité, périmètre)
  • Pilotage et animation des instances de pilotage (opérationnel, pilotage, stratégique)
  • Identification des risques, proposition des plans d’action permettant de sécuriser

• Pilotage des activités nécessaires à l’entretien du patrimoine ServiceNow

  • Identification et traitement des obsolescences et des vulnérabilités ; le cas échéant, instruction de dossier pour permettre le lancement de projets en conséquence
  • Challenger les besoins métiers pour assurer l’apport de valeur, le time to market, la maîtrise des coûts de RUN, la QoS

• Pilotage des budgets en jours/hommes et en euros

  • Construction des plans budgétaires
  • Suivi et reporting régulier
  • Anticipation des écarts et définition des scénarios d’arbitrage

• Communication & relationnel

  • Assurer le rôle de point d’entrée unique IT sur le projet
  • Garantir la communication continue avec les métiers et le responsable du pôle ServiceNow
  • Produire les supports de pilotage, reporting et synthèses managériales
  • Connaissance des méthodes projet : Agile