PMO Cybersécurité - Freelance

Contexte

Recherche pour la Direction des Systèmes d’Information un PMO Cybersécurité - Program Management Officer IT (H/F) pour un portefeuille Cybersécurité de 10 projets.

Missions

• Jouer un rôle central dans le pilotage et la structuration du portefeuille de projets Cybersécurité.

• Animer les équipes sous la direction et selon la vision du directeur de programme Cybersécurité et du PMO portefeuille pour les aspects de gestion.

• Accompagner les chefs de projet et les parties prenantes afin de garantir une exécution maîtrisée en matière de planning, budget, risques, ressources et qualité.

• Donner au management une vision consolidée permettant de prioriser, d’arbitrer et de prendre les décisions nécessaires.

Positionnement attendu :

• Le PMO est un facilitateur du pilotage et de la décision. Il ne se limite pas à produire des reportings ou à rédiger des comptes rendus : il sécurise la qualité des informations, anticipe les besoins et les dérives, met en évidence les arbitrages requis et contribue activement à l’avancement des projets.

• Le PMO sera force de proposition pour les sujets du programme.

Détails des missions :

1. Pilotage et suivi du portefeuille

   • Développer, fiabiliser et suivre les tableaux de bord de trois directeurs de projet, couvrant environ dix projets et un budget global d’environ 3 millions d’euros.

   • Structurer et maintenir les plannings projets, suivre les phases, les livrables, les jalons et les engagements.

   • Identifier les écarts entre le réalisé et le planifié, les signaux faibles et les risques de dérive.

   • Préparer et animer les points de suivi avec les chefs de projet et les équipes.

   • Centraliser les informations clés et challenger les chefs de projet lorsque les données sont incomplètes, incohérentes ou insuffisamment étayées.

2. Reporting, gouvernance et aide à la décision

   • Transformer le reporting en informations claires, synthétiques et exploitables par le management.

   • Construire et maintenir les tableaux de bord consolidés : avancement, budget, planning, risques, ressources et indicateurs clés de performance.

   • Préparer les supports de présentation des comités et réunions, ainsi que les comptes rendus.

   • Formaliser les décisions, les actions, les responsables, les échéances et les points d’attention, puis assurer leur suivi jusqu’à clôture.

   • Modéliser les concepts et les idées.

   • Faire émerger les décisions et arbitrages nécessaires plutôt que de simplement constater les problèmes.

   • Garantir la fiabilité, la cohérence et le respect des délais de production des données communiquées au management.

3. Gestion des risques, actions et dépendances

   • Identifier, documenter et suivre les risques, hypothèses, problèmes et dépendances dans un registre RAID.

   • Alerter rapidement en cas de dérive ou de risque majeur et contribuer à la définition des plans d’actions correctifs.

   • Identifier les dépendances entre projets, équipes et fournisseurs, et faciliter leur coordination.

   • Suivre la réalisation et la clôture des actions dans les délais convenus.

4. Suivi financier

   • Suivre les budgets, les dépenses et les engagements des projets.

   • Comparer le budget prévisionnel au réalisé, analyser les écarts et leurs causes.

   • Participer aux forecasts et aux réestimations budgétaires.

   • Suivre les engagements fournisseurs et les coûts externes.

   • Lancer les commandes, préparer les contrats, suivi administratifs et utilisation des outils associés.

5. Gestion des ressources et de la capacité

   • Consolider la capacité, la charge, les allocations et la disponibilité des équipes.

   • Identifier les besoins en ressources et mettre en évidence les situations de surcharge ou de sous-capacité.

   • Faciliter les arbitrages de ressources entre projets lorsque nécessaire.

6. Méthodes et amélioration continue

   • Mettre en place des processus de pilotage simples, efficaces et réellement utilisés par les équipes.

   • Faire appliquer et faire évoluer les standards et bonnes pratiques de gestion de projet.

   • Mettre à disposition les modèles, outils et règles de gestion nécessaires au pilotage.

   • Capitaliser sur les retours d’expérience et diffuser les bonnes pratiques.

Indicateurs de performance de la prestation

• Création, fiabilité et ponctualité du reporting, des tableaux de bord et des présentations.

• Qualité de l’identification des actions, de l’attribution des responsables et du suivi jusqu’à la clôture.

• Respect des délais de production des reportings et de préparation des instances.

• Taux de respect des jalons projets.

• Nombre et évolution des risques et problèmes critiques.

• Qualité du suivi budgétaire et maîtrise de l’écart entre budget prévisionnel et réalisé.

• Visibilité fournie sur la capacité, la charge et les ressources.

• Taux de clôture des actions dans les délais.

• Satisfaction des chefs de projet et du management.

• Amélioration continue et adoption des processus de pilotage.

Compétences techniques recherchées

• Création de plan de projets, suivi au niveau d’un programme. Utilisation d’outils à discrétion (toute proposition sera considérée, MS Project, Jira, Monday, Smartsheet, Planview ou autre).

• Capacité démontrée à construire des tableaux de bord et des indicateurs pertinents, fiables et orientés décision.

• Maîtrise de la gestion de projet, du suivi de portefeuille et de la gouvernance.

• Très bonne maîtrise d’Excel et de PowerPoint.

• Bonne compréhension du suivi budgétaire et financier.

Conditions de travail

• Niveau de la prestation : N3 ou N4 (minimum 6 ans d’expérience en PMO).

• Mode d’engagement souhaité : Assistance technique en régie.

• Date de démarrage : ASAP.

• Durée de la mission : 6 mois renouvelables.

• Localisation de la mission : Suresnes (3 jours par semaine) et télétravail (2 jours par semaine).