PMO Senior - Assistance technique - Freelance

Contexte

. Entreprise qui s’appuie sur une solide implantation internationale, les activités de R&D, de production et de filiales sont menées dans près de 70 pays à travers le monde et les médicaments sont disponibles dans 150 pays, pour un chiffre d’affaires de plus de 5,3 Mds€ (2023).

La mission s’inscrit au sein de la Direction des Systèmes d’Information, (50 % transverse entité / 50 % PMO de pôle).

L’équipe DDSI Studies & Project pilote le portefeuille de projets et de programmes de la DDSI. Elle est organisée en pôles (un pôle Projets et trois pôles Programme) et s’appuie sur une équipe transverse, le Cockpit, qui porte la méthodologie projet, les outils de pilotage, la gouvernance et le reporting consolidé de l’entité.

Dans le cadre du renforcement de cette structure, l’équipe recherche un PMO senior rattaché au responsable du Cockpit.

La prestation s’exerce selon une double posture, à parts sensiblement égales :

• Un volet transverse à l’entité (≈ 50 %) : méthodologie, outils, données de pilotage, gouvernance et reporting consolidé, au service de l’ensemble des pôles et de la direction de l’entité.

• Un volet pôle (≈ 50 %) : PMO d’un pôle, en binôme avec le manager de pôle et au service des directeurs de programme et chefs de projets de ce pôle.

Cette répartition est indicative et peut varier selon les priorités de l’entité ; le pôle d’affectation peut évoluer au cours de la mission. Le PMO assure également le relais entre les deux volets : il remonte les besoins du terrain au Cockpit et déploie dans son pôle les évolutions méthodologiques et outils décidées au niveau transverse.

Missions

1. Volet transverse - Cockpit (≈ 50 %)

• Amélioration continue

  • Contribuer aux chantiers d’harmonisation et de simplification des pratiques (standardisation des modèles, allègement des processus, alignement avec les autres entités de la DDSI dans le cadre des évolutions d’organisation en cours).

• Exemples de chantiers transverses de l’équipe

  • Gouvernance : Préparer et outiller les instances transverses de l’entité.

  • Méthodologie projet : Maintenir et faire évoluer le référentiel de gestion de projets et de programmes ainsi que la documentation associée (procédures, annexes, modèles de livrables).

  • Référentiel projet : Décliner dans les supports et les outils les évolutions de processus portées par la DDSI (Demand Management, Build to Run, Sécurité / Qualité, décommissionnement et rationalisation, Data).

  • Communauté des chefs de projets : sessions de partage, accompagnement et onboarding des nouveaux arrivants internes et externes, capitalisation et diffusion des retours d’expérience (REX).

  • Outils de pilotage : Produire et faire évoluer les tableaux de bord et indicateurs de l’entité (avancement, charge, budget, risques, jalons) et en garantir la qualité et la fraîcheur.

  • Automatisation des reportings : Contribuer à l’industrialisation et à l’automatisation.

2. Volet pôle - PMO de pôle (≈ 50 %)

• Pilotage du portefeuille du pôle, en binôme avec le manager de pôle

  • Tenir à jour la vision consolidée des projets et programmes du pôle : planning, jalons, charges, budget, risques, dépendances et interfaces avec les autres pôles.

  • Préparer et animer les instances du pôle (revues de portefeuille, points hebdomadaires, comités) et en assurer les relevés de décisions et le suivi des actions.

  • Assurer un suivi budgétaire rigoureux et permanent du pôle aux niveaux ressources, contrats, projets et programmes : engagements, consommé et reste à faire, écarts, alertes, atterrissages et préparation des cycles budgétaires.

  • Suivre en particulier les aspects budgétaires et contractuels liés aux fournisseurs (assistance technique et forfaits) en collaboration avec les chefs de projets et directeurs de programme, et piloter les contingences.

  • Suivre le staffing du pôle : ressources internes et externes, entrées et sorties, adéquation charge / capacité.

• Support aux directeurs de programme et chefs de projets

  • Accompagner l’application de la méthodologie HARP : préparation des gates, complétude et qualité des livrables, respect des exigences qualité et sécurité.

  • Apporter un support à la construction des plannings, business cases, dossiers d’instance et supports de comités de projet et de pilotage.

  • Contrôler la mise à jour et la qualité des données projets dans les outils, challenger les données et les alertes remontées.

  • Apporter un support organisationnel et logistique aux équipes projets pour l’ensemble des réunions projets et programmes du pôle.