DSI freelance hands-on : Remise à plat SI & Microsoft 365 - Freelance

Durée : environ 14,5 jours d’intervention
Démarrage : dès que possible
Organisation : mission courte et très opérationnelle, rythme flexible

Contexte

Nous accompagnons une petite structure composée de quelques utilisateurs, dont les fondateurs sont experts de leur métier mais disposent de très peu de connaissances techniques en matière de système d’information.

Le besoin n’est donc pas de construire une architecture complexe ni d’intervenir sur un SI de grande entreprise.

L’objectif est beaucoup plus concret : reprendre l’ensemble de leur environnement informatique, comprendre ce qui existe aujourd’hui, corriger ce qui doit l’être, simplifier l’organisation et repartir sur une base propre, sécurisée et compréhensible.

Nous recherchons donc moins un spécialiste ultra-pointu d’une technologie qu’un profil expérimenté de DSI/CTO fractionné, consultant IT généraliste ou responsable infrastructure / Modern Workplace très autonome, capable de passer rapidement de la réflexion à l’exécution.

Il s’agit véritablement d’un travail de remise à plat : ouvrir les placards, comprendre comment les différents outils ont été configurés au fil du temps, identifier les incohérences, proposer une organisation simple puis la mettre en œuvre.

Périmètre de la mission

1. Diagnostic et premiers correctifs

• Cartographie des noms de domaine, DNS, hébergeurs, services de messagerie et comptes existants.

• Diagnostic SPF, DKIM et DMARC.

• Correction des configurations nécessaires.

• Consolidation et rationalisation des différents domaines et services utilisés.

• Identification des risques, doublons, comptes historiques ou configurations incohérentes.

2. Migration et structuration Microsoft 365

La structure utilise actuellement différents outils, notamment Google Workspace, et souhaite rationaliser son environnement autour de Microsoft 365.

Interventions attendues :

• audit de l’existant ;

• recommandation d’une architecture Microsoft 365 simple et adaptée à une très petite organisation ;

• migration Google Workspace vers Microsoft 365 ;

• migration des boîtes Gmail ;

• reprise / déplacement des noms de domaine ;

• organisation des utilisateurs, comptes et droits ;

• vérification des paramètres de sécurité ;

• validation des choix de stockage et des contraintes éventuelles de souveraineté / localisation des données.

Le volume est faible : nous parlons de quelques utilisateurs et appareils, pas d’une migration de plusieurs centaines de collaborateurs.

3. Organisation documentaire / GED

Aujourd’hui, les documents et informations sont répartis entre plusieurs outils et espaces.

Le consultant devra :

• comprendre les usages actuels ;

• identifier les principales sources documentaires ;

• définir une taxonomie simple ;

• proposer une logique de classement et de capitalisation ;

• réaliser le mapping sources → cibles ;

• évaluer la pertinence de SharePoint / OneDrive ou d’un éventuel outil de GED ;

• mettre en place une organisation suffisamment simple pour être réellement utilisée par les dirigeants.

Nous privilégions ici la simplicité et l’adoption plutôt que la sophistication technique.

4. Sécurité, confidentialité et RGPD

La structure travaille avec plusieurs clients finaux et doit éviter tout risque de mélange ou de fuite d’informations entre dossiers.

Le consultant devra notamment définir :

• une logique de droits et permissions ;

• le cloisonnement des informations par client ;

• les principes de partage interne et externe ;

• les règles de conservation et de suppression des données ;

• un registre de traitement RGPD simple et opérationnel ;

• une politique de rétention / purge adaptée.

5. Cadrage de l’utilisation de l’IA générative

Les utilisateurs commencent à utiliser différents outils d’IA générative.

Nous souhaitons mettre en place quelques règles simples :

• quelles données peuvent ou non être utilisées dans ces outils ;

• quels outils peuvent être autorisés ;

• quelles précautions prendre avec les données clients ;

• comment utiliser l’IA sans créer de risque de confidentialité ou de fuite de données.

Il ne s’agit pas de produire une politique de sécurité de 50 pages, mais de construire un cadre clair et compréhensible pour des utilisateurs non techniques.

6. Gestion de projet et organisation quotidienne

Nous souhaitons également rationaliser la manière dont les dirigeants suivent leurs projets et leurs tâches.

Le consultant devra :

• comprendre leurs besoins ;

• challenger leurs usages actuels ;

• recommander un outil ou confirmer celui qui sera retenu ;

• le paramétrer ;

• organiser une structure simple de projets / tâches / responsabilités ;

• accompagner les utilisateurs dans sa prise en main.

7. Accompagnement et transmission

Une partie importante de la mission consiste à rendre les fondateurs autonomes.

Nous recherchons quelqu’un capable d’expliquer simplement :

• ce qui existait ;

• ce qui posait problème ;

• ce qui a été modifié ;

• comment le nouvel environnement doit fonctionner ;

• quelles bonnes pratiques conserver à l’avenir.

Une restitution finale devra permettre de disposer d’une cartographie claire du nouvel environnement et d’une petite feuille de route SI.

Charge estimée

Le périmètre a été évalué à environ 14,5 jours d’intervention, répartis entre :

• diagnostic et correctifs : 2 jours ;

• audit / organisation documentaire / migration Microsoft 365 : 6 jours ;

• sécurité, RGPD et usages IA : 3 jours ;

• organisation et outil de gestion de projet : 2 jours ;

• accompagnement utilisateur : 1 jour ;

• restitution et feuille de route : 0,5 jour.

Cette estimation pourra naturellement être challengée par le consultant après le diagnostic initial.