PMO cockpit - IT - Freelance

Contexte

L’équipe DDSI Studies & Project pilote le portefeuille de projets et de programmes de la DDSI. Elle est organisée en pôles (un pôle Projets et trois pôles Programme) et s’appuie sur une équipe transverse, le Cockpit, qui porte la méthodologie projet, les outils de pilotage, la gouvernance et le reporting consolidé de l’entité.
Dans le cadre du renforcement de cette structure, l’équipe recherche un PMO senior rattaché au responsable du Cockpit.
La prestation s’exerce selon une double posture, à parts sensiblement égales :

• Un volet transverse à l’entité (≈ 50 %) : méthodologie, outils, données de pilotage, gouvernance et reporting consolidé, au service de l’ensemble des pôles et de la direction de l’entité.

• Un volet pôle (≈ 50 %) : PMO d’un pôle, en binôme avec le manager de pôle et au service des directeurs de programme et chefs de projets de ce pôle.

Cette répartition est indicative et peut varier selon les priorités de l’entité ; le pôle d’affectation peut évoluer au cours de la mission. Le PMO assure également le relais entre les deux volets : il remonte les besoins du terrain au Cockpit et déploie dans son pôle les évolutions méthodologiques et outils décidées au niveau transverse.

Missions

1. Volet transverse - Cockpit (≈ 50 %)

• Amélioration continue

  • Contribuer aux chantiers d’harmonisation et de simplification des pratiques (standardisation des modèles, allègement des processus, alignement avec les autres entités de la DDSI dans le cadre des évolutions d’organisation en cours).

• Exemples de chantiers transverses de l’équipe

  • Gouvernance : Préparer et outiller les instances transverses de l’entité.

  • Méthodologie projet : Maintenir et faire évoluer le référentiel de gestion de projets et de programmes ainsi que la documentation associée (procédures, annexes, modèles de livrables).

  • Référentiel projet : Décliner dans les supports et les outils les évolutions de processus portées par la DDSI (Demand Management, Build to Run, Sécurité / Qualité, décommissionnement et rationalisation, Data).

  • Communauté des chefs de projets : sessions de partage, accompagnement et onboarding des nouveaux arrivants internes et externes, capitalisation et diffusion des retours d’expérience (REX).

  • Outils de pilotage : Produire et faire évoluer les tableaux de bord et indicateurs de l’entité (avancement, charge, budget, risques, jalons) et en garantir la qualité et la fraîcheur.

  • Automatisation des reportings : Contribuer à l’industrialisation et à l’automatisation.

2. Volet pôle - PMO de pôle (≈ 50 %)

• Pilotage du portefeuille du pôle, en binôme avec le manager de pôle

  • Tenir à jour la vision consolidée des projets et programmes du pôle : planning, jalons, charges, budget, risques, dépendances et interfaces avec les autres pôles.

  • Préparer et animer les instances du pôle (revues de portefeuille, points hebdomadaires, comités) et en assurer les relevés de décisions et le suivi des actions.

  • Assurer un suivi budgétaire rigoureux et permanent du pôle aux niveaux ressources, contrats, projets et programmes : engagements, consommé et reste à faire, écarts, alertes, atterrissages et préparation des cycles budgétaires.

  • Suivre en particulier les aspects budgétaires et contractuels liés aux fournisseurs (assistance technique et forfaits) en collaboration avec les chefs de projets et directeurs de programme, et piloter les contingences.

  • Suivre le staffing du pôle : ressources internes et externes, entrées et sorties, adéquation charge / capacité.

• Support aux directeurs de programme et chefs de projets

  • Accompagner l’application de la méthodologie HARP : préparation des gates, complétude et qualité des livrables, respect des exigences qualité et sécurité.

  • Apporter un support à la construction des plannings, business cases, dossiers d’instance et supports de comités de projet et de pilotage.

  • Contrôler la mise à jour et la qualité des données projets dans les outils, challenger les données et les alertes remontées.

  • Apporter un support organisationnel et logistique aux équipes projets pour l’ensemble des réunions projets et programmes du pôle.

Autres

• Expérience avérée de PMO au sein d’une entité DSI centrale ou d’une structure programme en charge d’un portefeuille de projets, avec des responsabilités transverses auprès de directeurs de projets / programmes et de chefs de projets.

• Capacité démontrée à tenir simultanément un rôle transverse (méthodologie, outils, reporting consolidé) et un rôle de PMO au service d’une équipe opérationnelle, et à arbitrer ses priorités entre les deux.

• Expérience de la production et de la fiabilisation de reporting de portefeuille à partir de sources multiples (consolidation budgétaire, tableaux de bord, indicateurs).

• Expérience de PMO dans divers contextes sectoriels sur des sujets IT proches business : arbitrages, portefeuilles projets, accompagnement de CP / DP.

• Une expérience opérationnelle de pilotage de projets serait appréciable mais des profils principalement CP ou DP ne sont pas compatibles avec cette mission qui nécessite des compétences avec un clair positionnement de PMO.

• Compétences avérées rédactionnelles, de présentation, d’organisation & de gouvernance projets / programmes, de synthèse, de suivi et d’analyse budgétaire, de suivi et d’analyse de risques et de planification de projets simples et complexes.

• Aisance dans la formalisation de processus et de supports méthodologiques destinés à être diffusés et animés auprès d’une communauté de chefs de projets.

• Bonnes connaissances des outils de pilotage tels que Planisware, Jira, ServiceNow, Teams, SharePoint, Excel, PowerPoint... ; une appétence pour la data-visualisation et l’automatisation (Power BI, Power Platform) est appréciée.

• Autonomie, force de proposition et capacité à travailler avec de nombreux interlocuteurs.

• Excellente communication orale et écrite en français et en anglais.

• Pédagogue : Capacité à expliquer et transmettre des connaissances, à former sur les outils.