PMO – Pilotage de portefeuille, budgets et capacity planning (H/F) - Niort

Au sein de la direction informatique d’un grand groupe du secteur des services, vous rejoignez un département en pleine croissance en charge des solutions centrales et collaboratives. Les premières bases du pilotage d’activité ont été posées récemment : votre mission est de reprendre cet existant, de le fiabiliser et de le faire évoluer, afin de donner à la direction une vision claire et fiable des projets, des budgets et de l’allocation des équipes.

Vos missions :

Suivi budgétaire et financier

• Consolider et maintenir le tableau de bord de suivi des budgets projets

• Assurer le suivi de la consommation des charges à partir des saisies dans l’outil de gestion de portefeuille

• Analyser les écarts et émettre des alertes en cas de dérive

• Centraliser le suivi des incidents projets et de leurs impacts financiers

Gestion de la capacité et des ressources

• Analyser et fiabiliser les feuilles de temps hebdomadaires pour disposer d’une vision exhaustive de l’activité

• Intégrer le suivi des projets externes au département qui mobilisent ses ressources

• Challenger le ratio d’activité Run/Projets et proposer des pistes d’optimisation

Gouvernance et reporting

• Produire et optimiser les reportings consolidés (hebdomadaires et mensuels) à destination du management

• Préparer et animer une partie des comités de pilotage et instances de décision

• Contribuer à l’exercice annuel de planification stratégique et budgétaire

Accompagnement de la communauté des chefs de projet

• Veiller au respect des processus de pilotage projet, avec diplomatie et pédagogie

• S’assurer de la tenue des comités projet et de pilotage, ainsi que de la planification hebdomadaire des projets

• Animer le comité opérationnel hebdomadaire et accompagner la planification trimestrielle et le suivi des engagements

Livrables

• Tableaux de bord de suivi budgétaire et de capacity planning, optimisés et maintenus (sous Google Sheets)

• Rapports d’activité mensuels : analyse des temps, suivi des ratios, alertes

• Cartographie à jour des projets impliquant le département

• Documentation des processus consolidés et des nouvelles procédures

Profil recherché

Expérience et savoir-faire

• Expérience significative en PMO IT, de niveau expert

• Maîtrise experte des méthodologies de gestion de projet, y compris en mode agile

• Pratique experte d’un outil de gestion de portefeuille projets, idéalement CA Clarity PPM

• Maîtrise experte des systèmes de suivi budgétaire

• Expertise de Google Workspace et des applications de tableur, avec une vraie capacité à concevoir des tableaux de bord performants et ergonomiques

• Bonne pratique du capacity planning (niveau confirmé)

• Maîtrise de Jira (niveau expert) et pratique confirmée de Confluence

Savoir-être

• Forte appétence technique pour la conception de dashboards

• Vision globale : capacité à donner du sens aux données de pilotage, stratégiques comme opérationnelles

• Force de proposition en amélioration continue des processus, des outils et de l’organisation

• Diplomatie et pédagogie pour fédérer les équipes et faire respecter les processus